Vergabemanagementsoftware

Vergabemanagementsoftware

Vergabemanagementsoftware bezeichnet eine digitale Anwendung, die öffentliche Auftraggeber in Österreich zur volljährigen elektronischen Abwicklung ihrer Vergabeverfahren gemäß dem Bundesvergabegesetz (BVergG 2018) nutzt. Sie ermöglicht die Zentrierung aller Prozesse von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag und entspricht der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Vergabe im Oberschwellenbereich.

Rechtliche Grundlage in Österreich

Die Nutzung solcher Software ist in Österreich gesetzlich für öffentliche Aufträge im Oberschwellenbereich verpflichtend. Seit dem 18. Oktober 2018 müssen Bauaufträge ab 5.404.000 EUR sowie Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab 216.000 EUR (exkl. USt.) ausschließlich elektronisch abgewickelt werden. Dies umfasst die elektronische Verfügbarkeit der Ausschreibungsunterlagen, die Übermittlung von Teilnahmeanträgen und Angebote sowie die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bieter über die Vergabeplattform. Für Unterschwellenvergaben besteht keine solche gesetzliche Verpflichtung, obwohl die elektronische Bekanntmachung der Ausschreibungen bereits verpflichtend ist.

Praktische Bedeutung und Funktionen

Die Software dient als zentrale Plattform für die elektronische Vergabe (e-Vergabe/e-Procurement) und unterstützt Auftraggeber durch Funktionen wie Angebotsabgabe, Dokumentenverwaltung und Kommunikationsschnittstellen. Sie stellt sicher, dass die Prozessanforderungen des BVergG 2018 erfüllt werden, insbesondere die Ausschließlichkeit der elektronischen Kommunikation (E-Mail ist nicht zulässig). Zudem unterstützt sie die Einhaltung der neuen Schwellenwerte für Direktvergaben, die seit März 2025 von 100.000 EUR auf 143.000 EUR angehoben wurden.

Beispiele und Abgrenzung

In Österreich werden diverse Vergabeplattformen als Vergabemanagementsoftware eingesetzt, darunter:

• ANKÖ eVergabe+ (Auftragnehmerkataster Österreich)
• Auftrag.at (Mediengruppe Wiener Zeitung)
• vemap (vemap Einkaufsmanagement GmbH)
• ProVia (ÖBB und ASFINAG)
• eVergabe.at (Administration Intelligence Austria GmbH)

Diese Plattformen grenzen sich von reinen Bestell- oder Rechnungssoftware ab, da sie spezifisch das gesamte Vergabeverfahren inklusive rechtlich relevanter Schritte (Bieterportal, Angebotsabgabe, Zuschlag) abbilden. Im Gegensatz zur Weiterentwicklung bestehender Software-Systeme durch den Source-Code-Inhaber (die oft ausschreibungsfrei ist), stellt die Vergabemanagementsoftware selbst den Gegenstand neuer, meist schwellenwertüberschreitender öffentliche Ausschreibungen dar.